Cada vez más empresas trabajan bajo la modalidad del Lean Office y no los culpamos. Esta metodología economiza tiempo y energía, aumenta la productividad y mantiene la motivación de los colaboradores. También impulsa el trabajo en equipo. ¿Pero de qué se trata esta modalidad que está creciendo tanto? ¡Te lo contamos!
¿Qué es el Lean Office?
La metodología Lean tiene su base en la filosofía Kaizen, que nace en Japón tras la Segunda Guerra Mundial, en un país ocupado, con una industria que debía enfrentarse a serios problemas. Esta filosofía busca fomentar un cambio beneficioso en las empresas, paso a paso, insistiendo en la mejora continua de las organizaciones.
El objetivo del Lean Office es mejorar la productividad del trabajo con las herramientas disponibles. Se trata de minimizar tareas que no aportan valor a las empresas, como por ejemplo el exceso de trámites burocráticos. Esto aumenta la efectividad del trabajo ahorrando tiempo y dinero, mejorando a su vez la calidad del servicio para los clientes y usuarios.
El Lean Office se traduce al español como “oficina esbelta”. El adjetivo “esbelto” hace referencia a deshacerse de lo que sobra, para así quedarnos con lo imprescindible para realizar nuestro trabajo. Ahora bien, ¿cómo exactamente funciona esta filosofía?
Principios de Lean Office
El Lean Manufacturing se resume en optimizar recursos y está regido por los ideales procedentes del método de gestión japonés 5S, denominado así por la primer letra de cada una de las cinco etapas del sistema:
- Clasificar (Seiri): Se realiza una clasificación de las tareas de todos los colaboradores, así como de archivos y documentos de la empresa. De esta forma, nos deshacemos de todo lo que es obsoleto e irrelevante para el trabajo diario.
- Ordenar (Seiton): Mantener un espacio de trabajo en orden facilita las tareas y nos ayuda a ahorrar tiempo.
- Limpiar (Seiso): Para poder emplear los recursos disponibles al máximo, es vital tener el puesto de trabajo limpio. Además, de esta forma se previenen posibles accidentes laborales.
- Estandarizar (Seiketsu): Es fundamental tener un código estandarizado para que el trabajo se agilice. Por ejemplo, hacer uso de etiquetas de colores a la hora de realizar clasificaciones.
- Mantener (Shitsuke): Una vez aplicados los principios, tener constancia es vital, si no es trabajo y tiempo perdido. Luego de un tiempo, estos principios pasan a formar parte de la rutina.
Herramientas de Lean Office
Según el objetivo de la empresa y las necesidades del cliente, les compartimos algunas de las herramientas que forman parte de Lean Office:
- Value Stream Mapping (VSM): Sirve para analizar el flujo de materiales y trabajo. Es una herramienta de revisión y mejora de los procesos de trabajo.
- Andon: Es un sistema de control visual, que permite que los colaboradores estén al tanto de cómo avanza el trabajo, en cuanto a mejoras, avances y estados de los procesos.
- AMFE: También conocido como “Análisis modal de fallos y efectos”, es un procedimiento que analiza posibles problemas que se presenten en el trabajo, clasificando su nivel de riesgo y planteando acciones correctivas.
- Kanban: Significa tarjeta en japonés. Este es uno de los métodos más usados y se trata de una herramienta esquemática para mantener el control del trabajo. A través de un tablero se visualiza el estado de las tareas, optimizando tiempos de entrega y permitiendo manejar proyectos complejos desde un solo lugar.
¿Cuáles son los beneficios del Lean Office?
Esta es una filosofía que desde sus inicios se ha implementado en el sector industrial, pero la Fundación Empresa de la Universidad Gallega (FEUGA) demostró que esta metodología, aplicada en diferentes entornos de trabajo, tiene grandes beneficios, entre los que se destacan:
- Reducción de los tiempos de trabajo a la mitad.
- Disminución del margen de error en un 90%.
- Mejoras en procesos de archivo y documentación.
- Impulsa la colaboración entre diferentes departamentos de la empresa.
- Aumenta la satisfacción de clientes y colaboradores.
- Acorta plazos de entrega.
- Ahorra gastos en material de oficina.
- Refuerza la capacidad de reacción ante dificultades.
- Duplica la productividad.
- Mejora la rentabilidad de la empresa.
Todo esto, en definitiva, supone una mejora de la organización. De esta forma, los objetivos individuales están más claros, manteniendo la motivación de los colaboradores y efectivizando la consecución de las finalidades de la empresa.
Muchas compañías del sector de servicio implementan el Lean Office en su rutina de trabajo, volviéndose más competitivas en el mercado a partir de un incremento de productividad. Y tú, ¿qué medidas tomarías para mejorar tu empresa?