Empezar en un nuevo trabajo suele resultar emocionante. En una situación típica, los managers introducen a los nuevos trabajadores con una cálida bienvenida, una ronda de presentación y una capacitación para prepararlos en su nuevo cargo. En muchas empresas y lugares del mundo, esta tradición ha cambiado. Cada día más personas trabajan desde sus hogares, sobre todo después de la pandemia del COVID-19.
Las direcciones que no están acostumbradas a realizar inducciones de forma remota pueden preguntarse por dónde empezar. ¿Qué herramientas son necesarias? ¿Cómo asegurar que los nuevos trabajadores se sientan apoyados cuando trabajan desde casa? Este tipo de inducciones necesitan sin duda un enfoque único, por eso te compartimos algunos consejos para dar la bienvenida en el mundo digital.
Crea un starter-pack
En conjunto con RRHH, es bueno crear un paquete de bienvenida digital, para que los nuevos empleados puedan leer e informarse antes de su primer día de trabajo. De esta forma van a poder tener más tiempo para internalizar la información e ir haciéndose una idea de la dinámica de su nuevo trabajo.
Cosas que puede incluir:
- Documentos, formularios y manuales que necesiten firmas, copias digitales de identificación, seguros de salud, etc.
- Reglamento para empleados, política de privacidad de datos, contactos.
- Acceso a softwares, herramientas y correo electrónico.
Si entregás a tus trabajadores equipos como notebooks o celulares, asegurate de que le lleguen a tu colaborador con cierto tiempo de antelación, así tendrán tiempo de familiarizarse con ellos. También es una buena idea programar una reunión virtual con RRHH la semana anterior al ingreso del colaborador, para abrir las puertas a cualquier duda respecto al paquete de bienvenida o los procesos de trabajo.
Creá un plan y horario de capacitación
La mayor parte de los empleados se sienten más confiados cuando conocen las expectativas que les depara su cargo. Por lo que es bueno crear una planificación que comience desde el primer día de trabajo.
Las mejores prácticas incluyen:
- Planificar y agendar sesiones de capacitación: Pautar a las personas que van a capacitar al nuevo empleado y agendar estas instancias desde el primer día.
- Agendar reuniones en su calendario: Llenar su calendario de actividades es bueno para que pueda sentir propósito en su trabajo desde el día uno.
- Coordinar a los encargados de capacitación: Si más de una persona va a realizar la capacitación, asegurate de que sepan sobre la materia que van a enseñar y que cuenten con las herramientas y materiales necesarios para enseñar de buena manera.
- Preparar documentos de capacitación: Redactar resúmenes y documentos con información clave para que el colaborador pueda empezar a trabajar y cuente con una guía escrita en caso de cualquier duda.
- Repartir la capacitación a lo largo de varios días ya que mucha información en una sola sesión puede agobiar.
Usar la herramienta correcta para la videollamada: asegurate de que puedas compartir pantalla, dibujar en la pantalla virtual y que permita una buena interacción.
Empezar con una interacción cara a cara
Es complicado sentir que empezaste a trabajar en una empresa en la que solo conocés los nombres y no las caras de los compañeros del equipo. La dirección de la empresa puede recrear una situación de bienvenida normal coordinando una videollamada grupal para el primer día de trabajo.
Es buena idea empezar con una reunión individual con la dirección y el nuevo colaborador para que se explique claramente el plan de capacitación y el proceso de inducción. En segundo lugar, una videollamada de reunión grupal con el equipo es importantísima para conocer al resto de los compañeros de forma relajada antes de empezar a trabajar y así lograr una conexión más personal.
Usar herramientas para simplificar la inducción
Podés hacer uso de herramientas que aumenten la eficiencia de la inducción preparando videos pregrabados para algunos de los procesos o actividades más simples que la mayoría de los trabajadores necesiten aprender. Esto le proporciona al empleado un respiro de las videollamadas y una oportunidad para aprender a su propio ritmo, haciendo pausas cuando lo considere necesario, asegurándote luego de hacer un seguimiento para responder a cualquier duda que pueda haber surgido.
Aunque los videos pregrabados ahorran tiempo y tienen sus beneficios para el colaborador, es importante no apoyarse en ellos como único medio para la capacitación, porque si bien son materiales convenientes, pueden resultar impersonales. Lo mejor es encontrar un equilibrio entre las capacitaciones por video y las videollamadas.
Preparar actividades que refuercen el aprendizaje
A veces, los trabajadores nuevos necesitan una transición entre aprender y poner en práctica, especialmente si trabajan de forma remota y no tienen el beneficio de ver a otros haciendo un trabajo similar. Para ayudar a que el aprendizaje se mantenga podés crear ejercicios que lo ayuden a entrenar las habilidades y procesos aprendidos en la inducción.
Es importante manifestar de forma clara tus expectativas y objetivos para cada tarea, y a su vez asegurarte de que los compañeros están dispuestos para dar apoyo y responder cualquier duda del nuevo colaborador. Dependiendo de la complejidad de las tareas, podés llegar a asignar a alguien para que trabaje con ellos a través de videollamada para las primeras experiencias.
Probar entrenamiento en grupo
Si estás contratando a varias personas trabajando de forma remota al mismo tiempo podés proponer capacitaciones grupales o emparejar a dos nuevos trabajadores para que aprendan juntos. Así vas a crear un sentido de compañerismo y el aprendizaje se hace más digerible, permitiendo que las personas puedan compartir observaciones o discutir lo que se está aprendiendo.
Otra forma de asegurarse de que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y apoyados es conectar a cada uno de ellos con un compañero experimentado que actúe como punto de referencia para ellos y con quien mantengan una comunicación más directa de vez en cuando. Esto los va a ayudar a conocerse en grupo y crear una buena relación con el equipo.
Comunicación activa
Cuando se trata de entrar a un trabajo de forma remota, la sobrecomunicación no existe. Por más eficaces que sean las llamadas, los correos electrónicos, las videollamadas e interacciones dentro de los softwares, no son un reemplazo para una conversación cara a cara y la transmisión del lenguaje corporal.
Si querés que los colaboradores se sientan bienvenidos y parte del equipo, es importante demostrarlo, y con frecuencia. Esto podría implicar:
- Pedir a los managers y compañeros que hagan todo lo posible por ser amables, serviciales y comprensivos.
- Agendar videollamadas frecuentes.
- Recordarle a los nuevos empleados que se comuniquen con preguntas e ideas.
- Proporcionar una lista de contactos disponibles para responder a sus dudas.
Hacer que el trabajo en equipo sea una prioridad
Nutrir un equipo sólido y garantizar que los trabajadores estén conectados con la organización requiere una nueva forma de gestión. En la falta de conversaciones casuales entre compañeros, es importante crear las condiciones para que las relaciones laborales se desarrollen y prosperen.
Instar a que las reuniones por videollamada no terminen a la vez que el proceso de integración, haciendo que los miembros del equipo se reúnan de forma semanal para discutir los proyectos, va a nutrir la conexión a nivel personal. Otra forma puede ser organizando reuniones sociales de forma virtual u oportunidades de aprendizaje donde los empleados puedan discutir temas que los convoquen y que no estén necesariamente relacionados con sus funciones profesionales.
Los newsletters por correo electrónico, las redes sociales, los videos e incluso podcasts pueden sentar las bases para que el personal remoto se sienta involucrado con el panorama general de la organización.
Fomentar la retroalimentación para mejorar
Es natural que el proceso de inducción remota se perfeccione con el tiempo. La forma más efectiva de garantizar que estás tocando las notas correctas es pedir feedback a los empleados que pasaron por el programa de incorporación.
Sé honesto con ellos acerca de su camino de aprendizaje y de esta forma pediles que ellos sean sinceros con sus respuestas, para que pueda mejorar la experiencia en futuras contrataciones. Lo más importante es estar preparado para actuar rápidamente sobre lo que se aprende. Usar herramientas como Google Docs da agilidad a la adaptación y cambios en los documentos de capacitación en función de los comentarios.